Ghid de utilizare
Pașii pentru fiecare ecran din aplicație. Dacă ceva nu e clar, sună-ne la 0752 164 444.
1. Cont și autentificare
- Cont nou
- Din „Cont nou” scrii CUI-ul firmei și apeși „Preia de la ANAF”: denumirea, adresa și calitatea de plătitor de TVA se completează singure. Adaugi numele, emailul, telefonul și o parolă de cel puțin 8 caractere. Primele 90 de zile sunt gratuite: la pasul următor introduci cardul, dar nu se debitează nimic în acest timp.
- Autentificare
- Intri cu emailul și parola, fie din aplicația nouă, fie de pe prima pagină a site-ului: e același cont și aceeași sesiune, deci ești autentificat în ambele.
- Am uitat parola
- Scrii emailul contului și primești un link valabil 60 de minute. Parola se schimbă abia după ce deschizi link-ul și alegi una nouă.
- Schimbarea parolei și deconectarea
- Din meniul contului (inițialele din dreapta sus): „Schimbare parolă” și „Deconectare”. Schimbarea parolei deconectează telefoanele pe care e instalată aplicația.
3. Firma mea
- Date firmă
- Denumire, Reg. Com., adresă, capital social, contact. CUI-ul nu se modifică; restul se pot actualiza cu „Preia de la ANAF”. Tot aici alegi regimul special de marjă (agenții de turism, bunuri second-hand, artă, antichități), dacă e cazul, și încarci logo-ul care apare pe facturi.
- Conturi bancare
- Adaugi IBAN-ul (e verificat) și moneda. Conturile active apar pe facturi; le poți ascunde oricând.
- Puncte de lucru și întocmitori
- Punctele de lucru apar pe facturi. Întocmitorul e persoana trecută la „Întocmit de”; CNP-ul lui e verificat și păstrat criptat.
- Serii
- Fiecare tip de document (facturi, proforme, avize, chitanțe) are seriile lui: prefix, număr de început și, opțional, sufix. Lista arată următorul număr. O serie dezactivată nu mai apare la documentele noi.
4. Facturi
- Factură nouă
- Alegi seria, data și scadența, apoi clientul: din listă sau nou, cu datele aduse de la ANAF după CUI. Adaugi produsele sau serviciile din catalog ori scrise pe loc, cu cantitate (până la 4 zecimale), preț și cota de TVA. Totalul se calculează pe măsură ce completezi.
- Ciornă sau emitere
- „Ciornă” salvează factura fără număr, ca s-o termini mai târziu. La emitere primește următorul număr din serie; numerele se dau în ordine, fără goluri.
- TVA
- Firmele plătitoare aleg „Cu TVA”, regimul de marjă setat la firmă sau un tip de factură fără TVA (taxare inversă, livrare intracomunitară, export, scutire), fiecare cu o scurtă explicație; mențiunea apare pe factură și în e-Factura. La firmele neplătitoare factura iese fără TVA. Prețurile se pot scrie cu sau fără TVA.
- Monedă
- Factura poate fi în lei sau în valută; pentru e-Factura, TVA-ul în lei se calculează la cursul BNR.
- Pagina facturii
- De aici: „Vezi PDF” / „Descarcă PDF”, „Modifică”, „Anulează”, „Stornează”, plățile și trimiterea în SPV. Butoanele apar doar când acțiunea e permisă.
- Plăți
- „Adaugă plata” cu data și suma, sau „Încasează în numerar cu chitanță”. Factura devine „Plătită parțial” sau „Plătită integral”; lista arată restul de plată și facturile restante.
- Modificare, anulare, stornare
- O factură se poate modifica sau anula cât timp nu a fost trimisă în SPV și nu are plăți. După trimitere se corectează doar prin stornare: totală sau parțială, pe cantități. Factura de stornare e legată de cea inițială.
- Copiere
- Dintr-o factură existentă poți porni una nouă cu același client și aceleași produse.
- Lista de facturi
- Căutare după client, filtre după serie, număr, stare, restante și trimise / netrimise în SPV.
5. e-Factura (SPV)
- Conectarea la SPV
- În „Firma mea → e-Factura (SPV)” apeși „Autorizează cu certificatul digital” pe calculatorul în care ai tokenul și te autentifici la ANAF. Pagina arată până când e valabil accesul și are butonul de reînnoire.
- Trimiterea unei facturi
- Din pagina facturii, „Trimite în SPV”. XML-ul e verificat întâi cu validatorul ANAF; dacă are erori, le vezi și factura nu pleacă. Trimiterea nu se poate anula.
- Starea la ANAF
- Aplicația verifică singură răspunsul ANAF și îl afișează pe factură: în prelucrare, acceptată sau respinsă, cu mesajele de eroare. O poți verifica și tu cu „Verifică starea la ANAF”.
- XML-ul
- „Descarcă XML e-Factura” îți dă fișierul UBL al facturii.
- Facturi primite
- „Facturi → Facturi primite” aduce din SPV facturile de la furnizori, cu „Sincronizează din SPV” sau automat în fiecare zi. Pentru fiecare vezi liniile, PDF-ul generat de ANAF și XML-ul.
6. Încasări din extrasul de cont
- Ce face
- În „Facturi → Încasări din extras” (pe telefon: „Mai mult → Încasări din extras”) încarci extrasul descărcat din bancă, iar aplicația găsește facturile plătite și le marchează încasate după ce confirmi. Se citesc doar banii intrați în cont; plățile făcute de tine nu apar.
- Ce fișier încarci
- MT940, de la orice bancă, sau CSV-ul „Istoric conturi” din ING Business. Extrasul MT940 lunar are doar lunile încheiate; pentru luna în curs folosește CSV-ul, care merge până în ziua descărcării. Poți încărca același extras de mai multe ori sau perioade care se suprapun, chiar în ambele formate: fiecare încasare se aduce o singură dată.
- Cum se găsește factura
- Întâi după numărul facturii din detaliile plății (de exemplu „CMI38”, „Factura nr. 41”, „FF CMI 36”), apoi după client (CUI sau nume) și sumă. Plățile parțiale ale aceleiași facturi se adună în ordinea datelor, iar o plată pentru mai multe facturi se împarte pe ele. Lângă fiecare propunere vezi după ce a fost găsită.
- Confirmarea
- Nimic nu se încasează singur. În „De confirmat” verifici propunerile și apeși „Încasează pe facturi” (toate sau doar cele bifate). Plata apare pe factură ca orice plată adăugată de mână, cu numele plătitorului și referința băncii, iar factura devine „Plătită parțial” sau „Plătită integral”.
- Fără factură
- Pentru o încasare fără propunere scrii numărul facturii la „Pune pe o factură”, iar toată suma se încasează pe ea. Depunerile de numerar, transferurile între conturile tale și încasările fără factură le ignori. O factură deja încasată integral, de exemplu cu chitanță, nu se poate alege: banii din chitanță depuși în bancă nu se încasează a doua oară.
- Corectare
- O încasare confirmată din greșeală se retrage din „Încasate” cu „Retrage”: plata dispare de pe factură, iar încasarea revine la potrivit. O încasare ignorată revine cu „Reia”.
7. Import din Stripe
- Conectarea
- În „Facturi → Import Stripe” lipești o cheie restricționată din Stripe, doar cu drept de citire (Charges and Refunds, Invoices, Checkout Sessions). Cheile secrete complete (sk_…) sunt refuzate. Cheia e verificată la Stripe, păstrată criptat și nu mai e afișată; vezi doar ultimele 4 caractere.
- Setări
- Alegi seria facturilor (recomandăm una separată), data de la care aduci plățile și cota de TVA folosită când Stripe nu a calculat TVA; atunci suma încasată e considerată cu TVA inclus. Pentru clienții din alte state UE alegi: ciorne (implicit), cu TVA ca oricare altă plată sau taxare inversă automată pentru firmele cu cod de TVA UE.
- Facturile
- „Adu plățile din Stripe” aduce facturile Stripe plătite și plățile directe. Le facturezi cu „Emite facturile” sau „Doar ciorne”; fiecare factură e marcată încasată cu plata din Stripe. Plățile fără adresa clientului rămân ciorne până completezi datele.
- Automat și rambursări
- Importul poate rula singur, în fiecare oră. Rambursările din Stripe apar lângă plată, ca să stornezi factura. Trimiterea în SPV rămâne la tine, din lista de facturi. Ghidul complet, cu permisiunile cheii: www.efacturiplus.ro/app/site/stripe.
8. Chitanțe, proforme, avize
- Chitanțe
- Se emit separat sau direct pe o factură; chitanța pe factură înregistrează și plata, iar anularea ei o scoate. Aplicația avertizează la depășirea plafonului de încasări în numerar.
- Proforme
- Se fac pe același formular ca facturile, cu serie proprie. Nu scad stocul, nu merg în SPV și nu primesc plăți. „Transformă în factură” pornește factura cu aceleași date.
- Avize
- Tot pe formularul facturii, cu serie proprie și datele de expediție (delegat, mijloc de transport).
9. Clienți și articole
- Clienți
- Lista arată pentru fiecare client câte facturi are și cât e de încasat, pe monede. CUI-ul și CNP-ul sunt verificate, iar același CUI nu poate fi adăugat de două ori. Modificarea unui client nu schimbă facturile deja emise.
- Articole
- Denumire, cod, preț (cu sau fără TVA), monedă, unitate de măsură, cotă de TVA, stoc (sau nelimitat) și preț redus. Un articol folosit pe facturi nu se poate șterge.
- Import și export
- Export CSV pentru Excel și import CSV: fișierul e verificat în întregime înainte de a scrie ceva, iar erorile sunt arătate pe rânduri.
10. Abonament
- Perioada gratuită
- Primele 90 de zile sunt gratuite, cu toate funcțiile. La crearea contului introduci cardul (pe site) sau pornești abonamentul din App Store / Google Play (pe telefon); prima plată se face abia după cele 90 de zile. Dacă anulezi înainte, nu plătești nimic.
- Plata
- Pe site cu cardul, lunar, din „Abonament” (meniul contului); cardul, facturile și anularea se gestionează din același loc și primești factură fiscală pentru fiecare plată. Pe telefon, abonamentul se plătește prin App Store sau Google Play și se anulează din setările magazinului. Abonamentul se reînnoiește automat.
- O singură plată
- Contul e același pe site, iPhone și Android. Dacă abonamentul e plătit cu cardul pe site, aplicația de telefon nu mai cere plata în magazin, iar dacă e plătit prin App Store sau Google Play, site-ul nu mai cere cardul.
11. Pe telefon
- În browser
- Aplicația e făcută întâi pentru telefon: toate ecranele de mai sus merg din browserul telefonului, fără instalare.
- Aplicațiile pentru iPhone și Android
- Se descarcă gratuit din App Store și Google Play („eFacturiPlus”) și folosesc același cont și aceleași date ca site-ul. Au facturile, chitanțele, proformele, avizele, clienții, articolele, e-Factura, facturile primite, încasările din extras și setările firmei. Modulul ISCIR rămâne în aplicația web.